Top 5 vấn đề thường gặp trong quản lý vận hành kho đối với doanh nghiệp và các giải pháp khắc phục hiệu quả

Có phải kho hàng của bạn đang phát tín hiệu cầu cứu “SOS” vì quá tải? Bạn đang không biết làm thế nào để quản lý triệt để hàng tồn kho? Hay các vấn đề khác trong vận hành kho hàng liên tục phát sinh mà bạn chưa tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết. Hãy cùng HPT tìm hiểu các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành kho mà các doanh nghiệp đang gặp phải qua bài viết này. 

Tại sao phải quản lý vận hành kho hàng?

Quản lý vận hành kho là quá trình tổ chức, kiểm soát và điều phối tất cả các hoạt động liên quan đến lưu trữ, bảo quản và vận chuyển hàng hóa trong kho.

Quy trình vận hành kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp liên quan đến vận chuyển và lưu trữ hàng hóa như các ngành sản xuất, dịch vụ, logistics và vận tải . Việc tối ưu hóa quy trình vận hành kho không chỉ giúp giảm thiểu thất thoát hàng hóa và rủi ro tồn kho, mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.

Những vấn đề ảnh hưởng đến quá trình quản lý vận hành kho

Tuy việc quản lý vận hành kho là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệp nào cùng có thể làm tốt các quy trình đó. Dưới đây là một số những khó khăn mà có thể các doanh nghiệp đều đã và đang phải đối mặt.

1. Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa

Số lượng hàng hóa trong kho nhiều và được sắp xếp lộn xộn không theo lô, kệ. Do vậy, mất rất nhiều thời gian, công sức chưa kể đến là sự sai sót, nhầm lẫn là khó tránh khỏi khi thực hiện thủ công. Thậm chí, một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho cũng không thể kiểm soát được.

Nguyên nhân:

  • Không có quy trình kiểm tra hàng hóa rõ ràng
  • Sử dụng phương pháp kiểm tra thủ công
  • Thiếu công cụ hỗ trợ kiểm tra

2. Khả năng quản lý hàng tồn kho kém

Vì số lượng công việc quá nhiều, nên dẫn đến tình trạng trì trệ trong quá trình cập nhật liên tục số lượng hàng tồn kho, đặc biệt là với những kho hàng lớn. Hơn thế nữa, những con số báo cáo thường dựa trên giấy tờ là chủ yếu chứ không phải căn cứ vào số lượng tồn thực tế ở trong kho nên việc cập nhật số lượng hàng tồn kho trở nên rất khó khăn.
Nguyên nhân:

  • Không có hệ thống theo dõi hàng tồn kho tự động
  • Thiếu dự báo chính xác về nhu cầu hàng hóa
  • Sai sót trong quá trình nhập và xuất hàng

3. Sử dụng không gian thiếu khoa học

Nhiều doanh nghiệp đang đau đầu khi gặp phải vấn đề diện tích lối đi hẹp và thiếu không gian chứa hàng. Hàng hóa trong kho không được sắp xếp hợp lý, phân ra thành từng loại khác nhau nên dẫn đến tốn rất nhiều diện tích và không đủ không gian để chứa hàng. Ngoài ra còn khó di chuyển khi lấy hàng, có thể dẫn đến những va chạm gây tổn thất hàng hóa.

Nguyên nhân:

  • Thiết kế kho không tối ưu
  • Lượng hàng tồn kho quá lớn
  • Cách bố trí hàng hóa không hợp lý

4. Khả năng truy xuất hàng hóa thấp

Hiện nay, nhiều hệ thống kho hàng gặp khó khăn trong khâu bốc dỡ khi có yêu cầu truy xuất, dẫn đến việc đáp ứng yêu cầu trở nên vô cùng phức tạp.

Nguyên nhân:

  • Thiếu hệ thống quản lý thông tin hàng hóa
  • Không sử dụng các công cụ truy xuất hàng hóa hiện đại
  • Nhân viên không được đào tạo đầy đủ

5. Quản lý nhân lực chưa hiệu quả

Chính sự thiếu sót về năng lực quản lý kho làm quá trình lưu kho gặp nhiều khó khăn cũng như ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Khi doanh nghiệp không trả mức lương cạnh tranh và yêu cầu công nhân làm những công việc lặp đi lặp lại và tốn nhiều công sức thì có thể sẽ xảy ra sai sót và tinh thần xuống thấp.

Nguyên nhân:

  • Phân công công việc không hợp lý
  • Nhân viên thiếu kỹ năng và kiến thức
  • Thiếu hệ thống giám sát và đánh giá hiệu suất

Nguyên nhân chính của những vấn đề này là do đâu?

Nguyên nhân dẫn đến những vấn đề trên là do doanh nghiệp bạn chưa thật sự để tâm đến những vấn đề này, hoặc có thể bạn chưa tìm ra giải pháp nào hiệu quả để áp dụng, hoặc bạn đã tìm ra giải pháp nhưng vẫn chưa mang lại hiệu quả cao. Như vậy, để giúp cho doanh nghiệp của bạn quản lý tốt hơn trong quy trình vận hành kho, HPT sẽ giới thiệu cho bạn một số giải pháp để khắc phục những khó khăn trên.

Cách khắc phục để tối ưu công việc quản lý kho hàng

1. Kiểm tra kho hàng định kỳ

Bạn nên sắp xếp thời gian kiểm tra định kỳ hàng hóa trong kho một cách hợp lý. Nhờ vậy, nắm được những thông tin quan trọng về tổng số lượng tồn kho thực tế. Từ đó, bạn có thể kịp thời bổ sung hoặc loại bỏ hàng hóa theo kết quả kiểm tra.

2. Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý kho hàng là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa, có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.

3. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến hàng trăm, hàng nghìn thì dùng excel là không hiệu quả. Khi đó, phần mềm quản lý kho hàng là giải pháp tối ưu để các doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động kho hàng của mình.
Giải pháp Quản lý Vận hành Kho (WMS) của HPT là một phần mềm ứng dụng được thiết kế nhằm kiểm soát sự di chuyển và lưu trữ của các mặt hàng trong kho và xử lý các giao dịch liên quan, bao gồm việc nhận hàng (Receiving), lưu kho (Put-away), lấy hàng (Picking), vận chuyển (shipping) và quản lý tồn kho (Inventory control). Với chức năng vượt trội và các tính năng nổi bật giúp cho doanh nghiệp quản lý kho hàng dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao.

Trên đây là những chia sẻ của HPT về các vấn đề ảnh hưởng đến quy trình quản lý vận hành kho đối với doanh nghiệp. Hi vọng rằng những giải pháp này sẽ giúp cho bạn giải quyết được những rắc rối của doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và giải đáp những thắc mắc về giải pháp quản lý vận hành kho.
Website: https://hpt.vn/   
Email: [email protected]  
Hotline: 028 38 266 206