Không bao giờ dễ dàng với một thử thách mới

Giáng sinh, mọi con đường đều dẫn về nhà. Với chúng mình, mọi con đường đều trở nên ngắn hơn, thoáng đãng hơn khi team VAS kết thúc giai đoạn Tư vấn – Thiết kế dự án Thép Nghi Sơn với cột mốc đẹp 24/12/2021.

Thách thức không nhỏ với khách hàng doanh nghiệp mảng công nghiệp nặng đầu tiên của HAS, chúng mình hào hứng bao nhiêu lại lo lắng bấy nhiêu khi timeline dự án bắt đầu vào giữa tháng 6 song song với tình hình dịch tại Sài Gòn đang dần lên đến đỉnh điểm.

Hiểu rõ mục tiêu số hóa phân hệ Bán hàng và Mua hàng nhập khẩu mà VAS đặt ra, team triển khai phân bổ nhân sự thành 2 nhóm BA do chị DuongNT, YenNTH1 đảm nhiệm mảng phân tích kết hợp với team kỹ thuật của em DucTLV đảm nhiệm vai trò phát triển.

“Guốc phờ rom hôm” (work from home) không chỉ là cụm từ được tìm kiếm hàng đầu tại Google thời điểm đó mà còn là “hiện tượng mạng” xuất hiện tại tất cả những dòng báo cáo tiến độ nhanh của các anh chị em trong team. Teamwork – không còn khó nhằn với những “người lính cũ”, nhưng lại là trở ngại khá lớn với những bạn mới join team, các bạn mất nhiều giờ liền để trao đổi công việc vội vàng qua Skype, và cũng mất nhiều giờ liền để hiểu ý nhau thật rõ ràng và chính xác. Tiếp nhận công việc dở dang với những khái niệm mới từ những anh, chị nghỉ việc cùng với việc tự chủ trong mùa dịch, các bạn đã có lúc bị khớp và phải cố gắng để hòa nhập nhanh chóng. Nếu bây giờ tất cả cùng nhau nhìn lại thời điểm đó, chắc hẳn mỗi người sẽ cố gắng hỗ trợ nhau tốt hơn, sẽ đặt niềm tin vào nhau nhiều hơn, và kết hợp với nhau nhuần nhuyễn hơn.

Mỗi ngày, 3 câu hỏi luôn hiện ra trong đầu chúng mình: Mình có thực sự làm tốt không? Khách hàng có ưng ý không? Dự án có được kiểm soát đúng tiến độ không? Vân vân mà mây mây những suy nghĩ, những kế hoạch, những bản phân tích, đi tiếp hay dừng lại, làm tiếp hay làm lại, giữ nguyên hay thay đổi,… vô tình những khó khăn về việc giao tiếp với khách hàng, những lạ lẫm – mới mẻ của nghiệp vụ Thép khiến team chững lại, loay hoay và áp lực.

Không có gì có thể hoàn thành nếu bạn chỉ ngồi đó, suy nghĩ và mong đợi!

Và chúng mình đã thay đổi cách tiếp cận với khách hàng, thay đổi các template thu thập yêu cầu, thay đổi phương thức giao tiếp, cách tư vấn, cách trình bày văn bản, cách truyền tải,… để thu thập đầy đủ nghiệp vụ và tiến hành phân tích. Bản thiết kế phần mềm về luồng quy trình BPM nhanh chóng được người dùng cuối và Ban lãnh đạo VAS “Say Yes” .

Sau khi đã thống nhất được bản thiết kế quy trình, chúng mình bắt tay vào việc thiết kế giao diện và chức năng của phần mềm, mình cho rằng giai đoạn này rất quan trọng, khó nhất và cũng thú vị nhất. Bản giao diện BPM hoàn thành sau gần 3 tháng thực hiện với sự xác nhận từ người dùng cuối, nhưng 30 chưa phải là Tết, chúng mình phải custom (tùy chỉnh) lại 100% giao diện bằng cách loại bỏ những mặc định cơ bản của BPM và thay thế bằng những dòng lập trình riêng biệt. Sự chỉn chu của VAS 1 phần là áp lực, 9 phần là động lực để chúng mình thay đổi tư duy về thiết kế tựa như có một cơn bão đi qua và cuốn trôi hàng rào cũ kĩ được xây dựng kiên cố trước đấy.

Sau hơn 1 tháng chuyển đổi từng chi tiết nhỏ của phần mềm VAS, chúng mình tự tin trình diện bộ áo mới của BPM đến Ban lãnh đạo VAS và không ngoài mong đợi, cuối cùng team cũng đã nhận được email xác nhận từ khách hàng về sự hài lòng và đằng sau sự hài lòng đó, chúng mình cảm thấy đã chạm tới được niềm tin của họ.

Hiện tại, chúng mình đang trong quá trình phát triển để biến bản thiết kế “trong mơ ấy” thành hiện thực. Thi thoảng vẫn gặm nhấm vài suy nghĩ: “Nếu đã từng” được trải nghiệm và thực chiến dự án tương tự thì có lẽ chúng mình đã bớt vất vả hơn; “Nếu đã từng” có cơ hội gặp gỡ và làm việc với khách hàng khó tính và tỉ mỉ thì có lẽ chúng mình đã biết cách chinh phục dễ dàng hơn; “Nếu đã từng” va chạm và đối mặt với nghiệp vụ doanh nghiệp thì có lẽ chúng mình sẽ tự tin và làm nhanh hơn. Nhưng thực ra, chúng mình đã được trao cơ hội, trải nghiệm và mọi thứ nhận lại được đều hơn cả mong đợi ban đầu. Chúng mình tin những giai đoạn tiếp theo của dự án: phát triển, kiểm thử, bàn giao sản phẩm sẽ đi đúng lộ trình và bàn giao đúng hạn cho khách hàng với chất lượng tốt nhất của dự án. Và team của mình sau dự án này sẽ càng hiểu nhau hơn trong công việc để luôn đi cùng nhau và đi nhanh hơn.

Thông tin về dự án Thép Nghi Sơn

Dự án Triển khai giải pháp phần mềm số hóa quy trình nghiệp vụ (BPM) cho Công ty cổ phần gang thép Nghi Sơn (VAS) được khởi động từ tháng 06.2021 nhằm mục tiêu số hóa 2 quy trình rất quan trọng cho VAS là quy trình mua hàng nhập khẩu và quy trình bán hàng bao gồm rất nhiều kênh phân phối. Dự kiến dự án sẽ hoàn thành vào tháng 07.2022.