Chi phí in ấn cao, mất thời gian phê duyệt và tìm kiếm dữ liệu, tốn nhiều không gian lưu trữ,…  Doanh nghiệp bạn đã từng đối mặt với những bất cập trên khi sử dụng biểu mẫu giấy truyền thống trong công việc hàng ngày chưa? Biểu mẫu giấy từng là công cụ truyền thống, quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta không thể phủ nhận rằng biểu mẫu giấy đang dần trở nên lỗi thời, có nhiều hạn chế và không còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện đại.

Chính vì những lý do đó, Công ty Cổ phần Dịch vụ Công nghệ Tin học HPT (Mã HPT - UPCOM) giới thiệu HPT Smart Forms - Giải pháp biểu mẫu điện tử thông minh do HPT phối hợp cùng các đối tác công nghệ cùng phát triển, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có thể nói, HPT Smart Forms giúp doanh nghiệp số hóa tài liệu, đây được coi là bước đầu tiên để doanh nghiệp có thể bắt tay vào công cuộc chuyển đổi số cho doanh nghiệp mình. Vậy HPT Smart Forms là gì và có thể làm được gì?

HPT Smart Forms - Giải pháp biểu mẫu điện tử thông minh
HPT Smart Forms là giải pháp giúp chuyển đổi mẫu biểu giấy thành mẫu biểu điện tử một cách nhanh chóng, trực quan và dễ dàng. Với HPT Smart Forms người dùng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, điều này đáp ứng yêu cầu về thời gian, quy trình và cách quản lý doanh nghiệp hiện đại. Giờ đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, quản lý các biểu mẫu và theo dõi chỉ thông qua một hệ thống phần mềm.

HPT Smart Forms giải quyết trực tiếp 5 vấn đề “nhức nhối” của các doanh nghiệp số

• Giảm thời gian và chi phí xử lý công việc: Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển biểu mẫu giấy

• Tối ưu nguồn lực, năng suất làm việc: Các bộ phận phòng ban có thể tập trung hơn vào các công việc chuyên môn, giảm tải thời gian thao tác các tác vụ hành chính.

• Tối ưu không gian làm việc/ lưu trữ hồ sơ: Giảm thiểu nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác

• Đảm bảo an toàn thông tin: Được bảo mật bằng mật khẩu hoặc mã hóa, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng, ngăn chặn giả mạo 

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Người dùng được rút ngắn thời gian thao tác, xử lý nhanh chóng và chính xác

Các lĩnh vực ứng dụng của HPT Smart Forms

HPT Smart Forms có thể được ứng dụng trong nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau, bao gồm:

• Ngân hàng, tài chính: biểu mẫu đăng ký tài khoản, hợp đồng, ý kiến khách hàng…
• Y tế: biểu mẫu thông tin khám bệnh, kê đơn thuốc...

• Giáo dục: biểu mẫu đăng ký nhập học, bài tập...

• F&B: biểu mẫu hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, quản lý khách hàng thân thiết…

• Kinh doanh: biểu mẫu thập thông tin khách hàng, đặt hàng, bán hàng... 

• Nhân sự: biểu mẫu tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên...

• Hành chính: biểu mẫu xin nghỉ phép, thanh toán...

Các tính năng nổi bật của HPT Smart Forms

• Tạo và xây dựng biểu mẫu linh hoạt: Cho phép tạo biểu mẫu chỉ cần thao tác kéo thả, người dùng có thể giữ nguyên định dạng giấy bằng cách thêm từ các file đã có sẵn một cách dễ dàng

• Quản lý biểu mẫu thông minh: Hỗ trợ quản lý mẫu biểu theo từng nhóm nghiệp vụ chỉ trên một phần mềm đồng thời có thể lưu và tái sử dụng các cấu phần chính của biểu mẫu

• Hỗ trợ đa phương tiện:Đa dạng hóa đầu vào, bao gồm chữ ký số, chú thích, ghi chú, đính kèm, và xuất file đa định dạng.

• Dễ dàng tích hợp dữ liệu: Có khả năng tích hợp từ các hệ thống khác, cơ sở dữ liệu on-premises hoặc on-cloud , bao gồm cơ sở dữ liệu local và cloud, với khả năng kết hợp với hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp (BPM)

• Xây dựng luồng hội thoại chuyên nghiệp: Chuyển đổi mẫu biểu phức tạp thành giao diện trò chuyện thân thiện với người dùng trên điện thoại di động, giúp người dùng dễ dàng điền thông tin mà không cần quá nhiều thao tác. 

• Tương tác theo thời gian thực: Cho phép khách hàng và doanh nghiệp tương tác, đồng bộ hóa biểu mẫu ngay lập tức trên tất cả các thiết bị, đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ thông tin

Trong thời đại mà doanh nghiệp không thể đứng ngoài đường đua chuyển đổi số thì việc tối ưu biểu mẫu giấy và số hóa tài liệu là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao hơn và tiết kiệm tài chính cũng như thời gian. HPT Smart Forms không chỉ là một giải pháp mà còn là một trợ thủ đắc lực trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả hoạt động vận hành

Liên hệ ngay với HPT để nhận tư vấn và hỗ trợ về giải pháp HPT Smart Forms.