Giới thiệu về Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- VietinBank
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam- VietinBank được thành lập từ năm 1988. Tại thời điểm tháng 6/2021, VietinBank có vốn Điều lệ hơn 48.000 tỷ đồng và vốn chủ sở hữu 93.247 tỷ đồng; hiện có 155 Chi nhánh và hơn 1000 Phòng giao dịch/ Quỹ tiết kiệm, có quan hệ đại lý với trên 1000 ngân hàng đại lý, định chế tài chính tại hơn 90 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới. Là thành viên của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội ngân hàng Châu Á, Hiệp hội Tài chính viễn thông Liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT), Tổ chức Phát hành và Thanh toán thẻ VISA, MASTER quốc tế.
VietinBank là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam, và cũng là ngân hàng đầu tiên tại Việt Nam mở chi nhánh tại Châu Âu, đánh dấu bước phát triển vượt bậc của nền tài chính Việt Nam trên thị trường khu vực và thế giới.
Tổng quan dự án
Nghiệp vụ ngân hàng nói chung và tại VietinBank nói riêng có khá nhiều công việc có tính chất lặp đi lặp lại đang được thực hiện thủ công với tốc độ chậm và tiềm ẩn nhiều sai sót. Việc ứng dụng giải pháp tự động hóa (RPA ) vào trong những nghiệp vụ này đang là yêu cầu khá bức thiết để giúp tăng tốc độ công việc, nâng cao hiệu suất, giảm thiểu sai sót đồng thời giúp CBNV ngân hàng có thêm thời gian để đổi mới, phát triển dịch vụ, tăng sự hài lòng của khách hàng.
Ý thức được vấn đề đó, Trung tâm Công nghệ thông tin (CNTT) VietinBank đã phối hợp cùng với HPT và các đơn vị, phòng ban liên quan đề xuất ứng dụng
giải pháp RPA, sử dụng các robot (phần mềm) để thay thế con người trong các tác vụ liên quan đến quy trình hoàn thiện, phê duyệt các khoản vay. Theo đó, với luồng quy trình có tính thanh khoản cao các phần công việc mang tính hoàn thiện thông tin trên cơ sở thông tin hồ sơ bằng giấy đã được phê duyệt sẽ được thực hiện tự động bằng robot.
HPT được lựa chọn là đơn vị triển khai giải pháp RPA tự động hóa tác nghiệp trên hệ thống CLOS và CLIMS trong thời gian 3 tháng và đặt mục tiêu trọng tâm như sau:
• Nâng cao tỷ lệ tự động hóa, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất.
• Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng đối với sản phẩm vay hiện hành.
• Nâng cao năng lực, nâng cao mức độ hài lòng cho CBNV & khách hàng và tạo tiền đề cho các dự án tự động hóa tiếp theo tại VietinBank.
Thách thức và yêu cầu dự án
• Cán bộ chi nhánh thực hiện các công việc lặp đi lặp lại và có khối lượng lớn (tổng khối lượng trung bình tại các Chi nhánh khoảng hơn 100 hồ sơ/ngày).
• Quy trình hiện tại đang duy trì từ 2 đến 4 nhân viên hỗ trợ tại chi nhánh luôn ngồi trên máy để khởi tạo và phê duyệt cho toàn bộ luồng quy trình.
• Xuất hiện sai sót trong quá tình tác nghiệp hiện tại do có sự tham gia và nhập liệu của nhiều vị trí trong quy trình dẫn đến kéo dài thời gian xử lý, phê duyệt hồ sơ.
• Thời gian tác nghiệp của cán bộ nhập liệu kéo dài (trung bình lên đến 58 phút cho toàn bộ quy trình).
Giải pháp HPT cung cấp
Giải pháp RPA thực hiện tự động toàn bộ tác nghiệp trên LOS bao gồm các nhập kho trên hệ thống CLIMS bao gồm chi tiết những chức năng sau:
• Cung cấp giải pháp RPA xử lý tự động nhập liệu và tự động phân luồng nhập liệu trên màn hình chức năng CRLOS và CLIMS dựa theo thông tin đã được truyền sang từ hệ thống tác nghiệp của VietinBank.
• Tích hợp lấy thông tin vào hệ thống CLIMS để xử lý các ngoại lệ của quy trình và một số lỗi điển hình xảy ra khi tác nghiệp một cách tự động.
• Tự động lưu lại các thông tin trả về từ kết quả của hai hệ thống trên vào cơ sở dữ liệu RPA để phục vụ các báo cáo quản trị về sau.
Màn hình Dashboard thể hiện số lượng BOT thực hiện tác nghiệp các hồ sơ trên hệ thống
• Thực hiện trong luồng các báo cáo về số lượng và báo cáo chi tiết hồ sơ để phục vụ cán bộ và bộ phần đầu mối Hội sở thống kê được số lượng hồ sơ theo ngày, theo mã chi nhánh, chi tiết thông tin hồ sơ của từng chi nhánh.
• Tích hợp vào giải pháp BOT manager để phân chia hồ sơ cho các BOT dựa theo số lượng hồ sơ gửi đến và trạng thái từng BOT, tối ưu năng lực và thời gian rảnh của từng BOT.
Mô hình hoạt động của Workload Management
Phương thức triển khai và quản lý dự án
Mô hình quản lý và triển khai dự án RPA tại VietinBank
• Số lượng giao dịch trung bình xử lý có thể lên đến 200 giao dịch/ngày.
• Thời gian tiết kiệm của trung bình một hồ sơ tác nghiệp trên CRLOS và CLIMS giảm còn 17 phút so với hơn 58 phút hiện tại (giảm thời gian chờ đợi và tăng trải nghiệm cũng như sự hài lòng của Khách hàng).
• Giảm số lượng chuyên viên chuyên trách hỗ trợ tại mỗi chi nhánh: từ 02 đến 04 nhân sự. Giải phóng cho cán bộ chi nhánh không phải thực hiện các công việc lặp đi lặp lại và có khối lượng lớn, từ đó tập trung thời gian vào những công việc có tính sáng tạo cao hơn (tiếp cận khách hàng, bán sản phẩm, thẩm định hồ sơ…).
• Xây dựng được framework kiến trúc đầu vào cho giải pháp RPA và sẵn sàng cho các tích hợp RPA với các quy trình khác vào kiến trúc thiết kế hiện tại.