Trong quá trình chuyển đổi số, tài liệu và hồ sơ không chỉ là nguồn dữ liệu quan trọng mà còn là nền tảng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn đang lưu trữ hồ sơ phân tán tại nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, khiến việc tìm kiếm, chia sẻ và quản lý trở nên phức tạp.
Tổng quan
Enterprise Content Management (ECM) không đơn giản chỉ là một sản phẩm phần mềm. Theo nghĩa đầy đủ, ECM là một hệ thống bao gồm chiến lược, phương pháp và các bộ công cụ được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng như văn bản tài liệu, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức. Ví dụ trong ngành ngân hàng, thông tin phi cấu trúc là hồ sơ xin vay, mở tài khoản, thư tín dụng (L/C), video giám sát hệ thống ATM, cuộc điện thoại được ghi âm của khách hàng gọi tới trung tâm dịch vụ khách hàng… Những thông tin này chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với lượng thông tin có cấu trúc được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu (database) trong các ứng dụng như Corebanking, Switching, Card Management System… Giải pháp ECM giải quyết bài toán gì cho doanh nghiệp?
Giải pháp Enterprise Content Management (ECM) giúp doanh nghiệp số hóa, lưu trữ và quản lý tập trung tài liệu doanh nghiệp, từ hồ sơ khách hàng, hợp đồng đến tài liệu kế toán và nhân sự. Hệ thống tích hợp trực tiếp với quy trình nghiệp vụ (BPM), cho phép người dùng truy xuất hồ sơ ngay trong quá trình xử lý công việc, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy.