Nguyễn Tuấn Dũng
P.Kinh doanh ECM – Trung tâm HSI CNHN
Hai mắt chong chong. Có lẽ viết lúc này là hợp lý nhất. Để những gì trong đầu tự tuôn trào ra thành lời viết sẽ gọn hơn nhiều, khỏi cần phải tính. Nhưng nếu không viết bây giờ thì ít nữa triển khai dự án rồi, còn thời gian đâu để viết nữa. thế thì… viết!
Xòai xanh…
Vẫn nhớ như in buổi chiều Chủ nhật hôm đó khi nhận được cú điện thoại của đồng nghiệp cũ đã lâu không gặp. Phân vân một chút rồi nhấc máy, nghe . Thì ra, người bạn đó nhờ mình mua… xòai xanh! Thế rồi gặp, đi ăn tối, nói chuyện… Tất cả bắt đầu từ đó. Thực ra, ban đầu định đưa vợ con đi chơi, nhưng vì cuộc gọi này, đành kết hợp cả hai mục đích. Vợ mình ngồi chơi với nhóc, cu cậu cả buổi hát đi hát lại điệp khúc “twinkle twinkle little star…”còn mình thì ngồi nói chuyện với bạn, chia sẻ về thị trường công nghệ thông tin Việt Nam, về các công ty SI trong nước, về mảng Chính phủ, về mảng Ngân hàng, và cả về ECM…
Vốn đã từng tin vào những điều tốt đẹp và sự tiến bộ của xã hội, tôi có một cái nhìn đầy thiện cảm về các chủ đề số hóa tài liệu, “văn phòng không giấy tờ”, tự động hóa quy trình, tác nghiệp điện tử trên nền Internet,… Góc nhìn của tôi có lẽ cũng giống với góc nhìn của nhân viên kinh doanh thứ 2 trong câu chuyện marketing khá quen thuộc của một hãng giày Mỹ mà anh cho rằng ở châu Phi rất ít người đi giày và đây sẽ là một thị trường tiềm năng để bán giày. Thực tình, cũng không ngờ rằng chính sự lạc quan vào thời điểm đó lại là cơ duyên đưa tôi đến với HPT để làm ECM.
“Em Chưa Muốn”?
ECM, viết tắt của cụm từ Enterprise Content Management, là một góc trong bức tranh tổng thể về công nghệ thông tin của tổ chức. Cũng như các giải pháp CRM, BPM, EDW, MDM,… việc có nên triển khai ECM hay không hoặc nếu triển khai thì làm ở mức độ nào sẽ phụ thuộc hoàn tòan vào quy mô và độ trưởng thành của tổ chức. Hơn nữa, chưa phải tổ chức nào cũng cần, cũng muốn điện tử hóa thông tin, tự động hóa quy trình nên rất có thể chúng ta sẽ nhận được câu trả lời từ phía khách hàng rằng… “Em Chưa Muốn!” khi đi bán ECM.
Một vài con số
+ 2 KBs = 1 trang viết A4
+ 1 MB = 1 cuốn tiểu thuyết ngắn
+ 1 GB = 1 xe tải sách
+ 1 TB = lượng giấy in làm từ 50,000 cây gỗ
+ 2 PBs = thông tin của tất cả các thư viện Mỹ
+ 2 EBs (exabyte) = tất cả các từ mà lòai người đã từng nói ra
ECM không phải là một sản phẩm. Về bản chất, nó là một chủ đề trong lĩnh vực quản lý thông tin, là một bộ các công cụ dùng để thu nạp (capture), quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Theo nghiên cứu, thông tin phi cấu này (bao gồm các dạng như văn bản tài liệu, video, audio, email, report kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức. Điển hình trong Ngân hàng, thông tin phi cấu trúc cần được quản lý bởi ECM sẽ là hồ sơ xin vay, mở tài khỏan, thư tín dụng (L/C), video giám sát hệ thống ATM, cuộc điện thoại được ghi âm của khách hàng gọi tới contact center,…. Những thông tin này chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với lượng thông tin có cấu trúc được lưu trữ dưới dạng database trong các ứng dụng như Corebank, Switching, Card Management System,…. Thông tin có cấu trúc chỉ chiếm 20% tổng lượng thông tin của tổ chức. Như thế cũng đủ thấy tầm quan trọng của ECM trong các tổ chức có lượng thông tin lớn và tồn tại rải rác ở nhiều nơi.
80% thông tin trong tổ chức tồn tại dưới dạng phi cấu trúc
Giải pháp
Một giải pháp ECM tổng thể bao gồm 2 thành phần chính: phần thực hiện việc thu nạp thông tin phi cấu trúc và phần quản lý những thông tin được thu nạp này.
Phần thu nạp thông tin phi cấu trúc thường có các tính năng sau:
+ Capture: scan tài liệu hoặc import file nếu không cần quét, thực thi online/offline, thu nạp từ fax server,…
+ Phân loại: tài liệu được capture vào có thể phân loại theo cách thủ công (mannual) hoặc tự động (hệ thống có khả năng nhận dạng văn bản và “học” cách phân loại).
+ Bóc tách: thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng đánh dấu (OMR), nhận dạng ký tự thông minh - chữ viết tay (ICR),…
+ Kiểm tra: người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
+ Phân phối: thông tin được capture và thông tin được bóc tách (metadata) có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.
Phần Quản lý thông tin đã được thu nạp thì lại có các tính năng khác:
+ Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
+ Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
+ Chính sách lưu giữ: thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế tóan.
+ Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hòan tòan thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp.
+ Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm & truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
+ Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn.
+ Đánh chỉ mục và tìm kiếm.
+ Báo cáo thống kê.
Thị trường
Tổng quan về mặt tính năng của ECM là như vậy, song mỗi giải pháp của một hãng khác nhau lại có những điểm mạnh/yếu riêng. Ngòai ra, cũng phải kể thêm là chỉ những hãng tên tuổi mới có khả năng cung cấp một giải pháp ECM tòan vẹn cho các khách hàng lớn. Nhiều nhà cung cấp khác chỉ phát triển một số sản phẩm thuộc chủ đề ECM.
Trên thế giới, bất chấp khủng khoảng kinh tế và những khó khăn trong việc chi tiêu ngân sách cho các dự án CNTT, thị trường ECM vẫn tăng trưởng đều đặn và Gartner dự báo con số này còn tiếp tục tăng trưởng tới 11.4% vào năm 2015. Khu vực Asia/Pacific có sự gia tăng trong việc triển khai các ứng dụng Quản lý văn bản hồ sơ, ứng dụng cộng tác và Quản lý tri thức. Tại các nước như Singapore, Australia và Trung Quốc đều đang ứng dụng ECM giải quyết vấn đề điện tử hóa quy trình trong các ngành Tài chính, Bảo hiểm, Luật. Một số nước khác lại phát triển ECM ở mảng Quản lý hồ sơ và Quản lý bản ghi cũng được áp dụng ở một vài nơi nhằm đảm bảo tính tuân thủ, phục vụ mục đích kiểm toán. Sự phát triển về số lượng các khách hàng mới cho thấy thị trường ECM đang tăng trưởng một cách đều đặn.
HPT là đối tác IIG đầu tiên của EMC trong việc cung cấp, tư vấn và triển khai giải pháp ECM tại Việt Nam
Tại Việt Nam hiện nay, lượng khách hàng đã triển khai ECM tương đối ít, có thể nói là đếm trên đầu ngón tay. Trong khi đó, lượng thông tin phi cấu trúc trong các tổ chức đang ngày càng nhiều, nhu cầu số hóa/lưu trữ và đưa vào tác nghiệp là rất cao. Đặc biệt đối với khối Ngân hàng, Chính phủ, Bảo hiểm, Viễn thông. Hầu hết các ngân hàng đều đưa ECM vào trong lộ trình triển khai hệ thống công nghệ thông tin của mình. Khối Chính phủ đang có hàng loạt các dự án số hóa & lưu trữ tài liệu, các dự án “Cơ sở dữ liệu quốc gia” cho các lĩnh vực An ninh, Kinh tế,… Có lẽ, cũng đã đến lúc nhìn nhận ECM như một mảng thị trường tiềm năng đối với thị trường CNTT trong nước nói chung và đặc biệt là đối với HPT khi chúng ta đã bước đầu gặt hái thành công nhất định với dự án triển khai ECM cho Vietinbank, đặt dấu ấn của mình trên bản đồ ECM tại thị trường Việt Nam!