“Số hóa” chữ ký – “Số hóa” một ý thức

Phạm Bá Diệp

Phòng Truyền thông - Khối Tổng hợp

Không chỉ nhằm giúp cho công tác phê duyệt giấy tờ được đơn giản hóa, việc áp dụng chữ ký số còn đem lại rất nhiều sự thay đổi trong quy trình công văn nội bộ, mở đường cho các giao dịch trên mạng… Nhưng quan trọng hơn hết, chữ ký số ra đời là bước ngoặt “khai tử” một số thủ tục công văn giấy in vốn rất quen thuộc với dân công sở.

Chữ ký trên con đường “số hóa”

Chữ ký số vốn không phải là một công nghệ, một khái niệm quá xa lạ với công chúng, thực tế là từ những năm 1980 chúng ta đã được chứng kiến những dạng sơ khai ban đầu của chữ ký số.  Tuy nhiên trong những năm gần đây, sự phát triển của CNTT kéo theo nhu cầu và điều kiện để chữ ký số phát triển cũng như được ứng dụng rộng rãi.  Tại Việt Nam, hiện nay vẫn còn ít doanh nghiệp áp dụng chữ ký số mặc dù tính pháp lý đã được Bộ Thương mại công nhận từ năm 2006.  Theo dự đoán của một số chuyên gia, chữ ký số đang trên đà bùng nổ để trở thành một vấn đề “hot” của giới CNTT trong năm nay.

Tại HPT, trong hai ngày 24 và 25/3 Phòng Hệ thống thông tin đã tiến hành phổ biến  tổng quát cho toàn thể nhân viên về khái niệm, cách sử dụng và một số điều lưu ý đối với chữ ký số.  Sự kiện này là bước chuẩn bị cho một quá trình thay đổi rất lớn trong công tác lưu hành giấy tờ tại HPT: “khai tử” một số quy trình công văn nội bộ trên giấy in.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Chữ ký số dựa trên công nghệ điện tử mã khóa công khai (RSA): mỗi người dùng phải có một cặp khóa (keypair) gồm một khóa công khai (Public key) và một khóa bí mật ( private key). Khóa bí mật dùng để tạo chữ ký số, khóa công khai dùng để thẩm định chữ ký số, xác định người tạo ra chữ ký số đó.

Những đặc điểm của chữ ký số được tóm gọn trong 4 tính chất: Xác thực, bảo mật, đúng đắn và không thể chối bỏ. Bỏ qua những thuật toán, bỏ qua những hệ thống lưu trữ và bảo mật rườm rà, chữ ký số được hiểu đơn giản là công nghệ giúp chúng ta đọc các văn bản được mã hóa cho riêng mình, thể hiện hành động phê duyệt, công nhận tính đúng đắn, tính xác thực cho một công văn điện tử.  Mang ý nghĩa và “cân nặng” tương đương như hành động ký tá, đóng dấu hàng ngày của chúng ta.         

Đối với tác dụng mã hóa văn bản (Encryption), người A dùng một chìa khóa công khai của người B (mà ai cũng có thể có) để “khóa” văn bản điện tử mà mình soạn thảo rồi gửi cho người B, khi nhận được văn bản người B sẽ dùng chìa khóa cá nhân (chỉ người B có) để “mở” văn bản này. Đối với hành động ký (Sign), người A sau khi soạn thảo sẽ dùng chìa khóa cá nhân của mình để “ký” vào văn bản đó (Mã hóa giá trị băm của bản tin) và gửi cho B, B sẽ dùng khóa công cộng (Public Key) của A để “soi” chữ ký trên văn bản đó, nếu khớp (Hai chuỗi giá trị băm giống nhau), B hoàn toàn có thể tin tưởng chữ ký này là xác thực, đúng người ký.  Như vậy về cơ bản, để làm được quy trình này mỗi chúng ta phải có một cặp khóa, một khóa công khai được lưu truyền rộng rãi nhằm tạo thuận lợi cho người giao dịch, một khóa cá nhân được giữ cẩn thận, bí mật như khi chúng ta giữ... những chìa khóa “thực” trong cuộc sống của mình.          

Có hai vấn đề nảy sinh cho người dùng trong công đoạn này, liệu chữ ký số có mang tính bảo mật an toàn, và có được công nhận tính pháp lý một cách đúng đắn hay không ?

An toàn bảo mật, đúng đắn pháp lý

Mấu chốt của việc bảo mật khi dùng chữ ký số là việc bảo vệ khóa cá nhân (Private Key) cũng quan trọng như việc bảo vệ mã khóa két sắt của mỗi người. Người giữ chiếc khóa này lại chính là bản thân người dùng, chứ không thông qua một hệ thống hay cá nhân trung gian nào. Khi không có chìa khóa trong tay, bọn trộm (hacker) vẫn có thể chọn một cách đi đường vòng là dùng một chìa khóa giả để “ký” vào văn bản điện tử, việc này là hoàn toàn có thể nhưng thời gian và công sức để làm là… cực kỳ lâu và khó khăn.

Về tính pháp lý, theo quyết định số 25/2006/QĐ-BTM tháng 7 năm 2006 về qui chế sử dụng chữ ký số của Bộ Thương mại, mọi văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số được cung cấp bởi các Public CA – Trung tâm chứng thực chữ ký số công cộng có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy được ký và đóng dấu.  Điều này và các tính chất của công nghệ khóa công khai đảm bảo 4 tính chất cho công nghệ chữ ký số, đặc biệt là  tính xác thực và không thể phủ nhận, và trên hết là đem lại sự tin tưởng cho người dùng khi thực hiện các giao dịch điện tử.

“Số hóa” một ý thức công sở - Quan trọng và cần thiết

Để khai thác tối đa tính hữu dụng của chữ ký số, hàng loạt những quy trình nội bộ tại HPT đã được đưa vào “số hóa” trong thời gian sắp tới, bỏ hình thức văn bản giấy in vốn đã là một thói quen, một truyền thống giấy tờ tồn tại rất lâu trong tâm thức của HPT nói riêng và toàn bộ chốn công sở tại Việt Nam nói chung.

Công văn giờ đây được lưu truyền dưới hình thức điện tử, được phê duyệt qua các cấp bằng chữ ký số.  Quy trình này “khai tử” hàng loạt những thói quen soạn thảo, in ấn, lưu hành, giúp giảm tại chi phí đáng kể, đơn giản hóa những công đoạn rườm rà, tính bảo mật khi nhìn nhận một cách khách quan cũng có phần an toàn hơn so với hình thức văn bản giấy in.  Như vậy về tổng thể, chữ ký số mang lại vô cùng cái lợi cho dân công sở.

Tuy nhiên, để công nghệ này được áp dụng thành công vào môi trường làm việc với văn bản giấy in vốn đã ăn sâu vào chúng ta, việc phổ biến cách sử dụng chữ ký số thôi là chưa đủ, mà phối hợp với đó là những bước chạy đà chuẩn bị về “ý thức” cho người sử dụng.  Làm sao để người dùng hiểu về sự quan trọng và “cân nặng” của chữ ký số.  Làm sao để họ có lối suy nghĩ trách nhiệm khi thực hiện một quy trình điện tử khép kín, nặng tính bảo mật và có ảnh hưởng, liên quan trực tiếp với nhiều người dùng khác. Tập cho người dùng một thói quen công văn mới, một ý thức mới.  Đó chính là những thử thách lớn khi đưa chữ ký số vào công việc hiện tại.

Tại HPT, việc áp dụng chữ ký số và các quy trình điện tử đang dần được tiến hành.  Phòng Hệ thống thông tin đã và đang hoàn thiện tốt những bước khởi động cần thiết cho toàn bộ nhân viên HPT để có thể tham gia vào những quy trình điện tử đầy hứa hẹn sắp tới. Nhưng trước hết, có lẽ mỗi chúng ta nên có sự chuẩn bị cho riêng mình, về một ý thức trách nhiệm khi sử dụng công nghệ này.