Trần Phúc Đức – P. DV Phần mềm, HSC

Cắt giảm chi phí, sử dụng tốt nguồn lực, đồng thời nuôi dưỡng môi trường cải tiến và gắn kết là những cách quan trọng để phát triển thịnh vượng trong môi trường kinh doanh khắt khe ngày nay, các chiến lược được thảo luận trong bài viết này sẽ xoay quanh những mục tiêu trên.

Tiết kiệm chi phí cho hoạt động kho hàng

Giảm chi phí là mục tiêu của mọi doanh nghiệp, điều này cũng đúng trong hoạt động kho.

Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Kho hàng điển hình có rất nhiều bộ phận di chuyển và nhu cầu của môi trường kinh doanh hiện tại là không bao giờ ngừng, khiến nhiều nhà quản lý không còn thời gian và năng lượng để xem xét các biện pháp cắt giảm chi phí mới.

Một số áp lực bên trong và bên ngoài hoạt động kho:

• Nhân công thường là chi phí lớn nhất. Một báo cáo từ Logistics Management cho thấy chi phí lao động tiêu tốn từ 50% đến 70% ngân sách hoạt động của kho hàng. Nền kinh tế phát triển mạnh và thị trường lao động thắt chặt chỉ làm trầm trọng thêm vấn đề tìm kiếm công nhân đáng tin cậy. Theo một cuộc khảo sát của Peerless Research Group, 55% người được hỏi cho biết “không có khả năng thu hút và duy trì lực lượng lao động có trình độ làm việc theo giờ là vấn đề hàng đầu của ngành”, tăng 6% so với năm ngoái.
• Đảm bảo rằng nhân viên kho không chỉ bận rộn mà còn năng suất. Để tối đa hóa sản lượng, các kho hàng cần huấn luyện để đạt được chỉ số cơ bản, để xem ai đang làm gì và đào tạo chéo cho công nhân.
• Công nghệ. Chi phí cài đặt công nghệ mới có thể tiêu tốn từ hàng nghìn đến hàng trăm nghìn đô la, tùy thuộc vào việc nâng cấp. Các kho hàng không chỉ phải quyết định số tiền họ có thể đầu tư mà còn cả chi phí của việc không đầu tư. Cắt giảm các khoản đầu tư mới, hoặc đầu tư nhỏ giọt có thể dẫn đến chi phí vốn cao hơn trong dài hạn.
• Thiếu tự động hóa. Không phải do lỗi chủ quan, một số kho hàng vẫn dựa vào việc lấy hàng thủ công để xử lý đơn đặt hàng thay vì sử dụng thiết bị kỹ thuật số cá nhân (Personal Digital Assistant – PDA) hoặc thiết bị kỹ thuật số cầm tay khác. Để duy trì tính cạnh tranh, các kho hàng cần phải có yếu tố tự động hóa như một chi phí kinh doanh. Một nghiên cứu của LogisticsIQ cho thấy thị trường tự động hóa kho hàng sẽ tăng từ 13 tỷ USD vào năm 2018 lên 27 tỷ USD vào năm 2025.
• Năng lượng. Các kho hàng có thể tiết kiệm chi phí năng lượng không cần thiết bằng cách lắp đặt hệ thống chiếu sáng LED tiết kiệm năng lượng hoặc cảm biến chuyển động chỉ chiếu sáng các khu vực khi cần thiết.
• Sự gia tăng không gian kho hàng. Nhiều kho hàng không thiết kế bố cục để đạt hiệu quả cao nhất hoặc xếp các mặt hàng để dễ lấy.
• Kiểm soát hàng tồn kho. Theo Datex, một nhà cung cấp phần mềm chuỗi cung ứng và các giải pháp điện toán di động, chi phí bảo tồn hàng tồn kho trung bình cho các kho hàng là 25% giá trị hàng tồn kho tại chỗ. Các kho hàng không ghi chép chính xác từng mặt hàng trong kho sẽ có nguy cơ phát sinh các khoản chi phí không cần thiết, từ việc duy trì các mặt hàng được cung cấp quá nhiều cho đến doanh số bán hàng bị mất đối với các mặt hàng đã hết.
• Đóng gói hàng hóa. Đóng gói sản phẩm không hiệu quả có thể dẫn đến chi phí dư thừa. Theo Kenco, một công ty hậu cần bên thứ ba có trụ sở tại Tennessee, các kho hàng lãng phí vì không gian thừa ở đầu xe kéo, thùng, pallet hoặc hộp riêng lẻ; vì đóng gói lớn hơn đáng kể so với mặt hàng hoặc các tiêu chuẩn bên ngoài ngành; vì đóng gói hàng hóa đòi hỏi nhiều công sức để lấy ra hay xử lý bỏ.

Thách thức trong việc tìm ra những phương thức tiết kiệm chi phí để giải quyết những vấn đề này có vẻ khó khăn. Tuy nhiên, bài viết này sẽ cho chúng ta thấy rằng, các kho hàng có thể thay đổi hoạt động của họ để giảm bớt những áp lực này và tạo cho nguồn lực của họ tiến xa hơn.

Chiến lược tiết kiệm chi phí số 1: Thực hiện các biện pháp quản lý nhân công hiệu quả hơn

Vì đây là phần lớn nhất của ngân sách kho hàng, việc quản lý nhân công hiệu quả có thể có tác động đáng kể đến việc giảm chi phí.

Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu về những gì công nhân đang thực sự làm, mức độ năng suất của họ và mục tiêu hàng ngày là gì. Kho có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân công, bảng tính hoặc bảng viết để theo dõi và giám sát hoạt động giúp bạn phân công công nhân khi nào và ở đâu bạn cần vào một thời điểm nhất định. Thay vì nói “Tôi có 20 người, chúng ta sẽ xem những gì chúng ta hoàn thành ngày hôm nay” hãy chuyển thành “Tôi có rất nhiều việc phải hoàn thành. Tôi cần bao nhiêu người để đạt được điều đó?”, James Flora, Nhà phân tích giải pháp, Dịch vụ quy trình kinh doanh của Canon cho biết.

Các nhà quản lý vận hành và quản lý nhân sự nên làm việc cùng nhau để tìm ra sự kết hợp phù hợp giữa nhân viên toàn thời gian và nhân viên bán thời gian hoặc nhân viên tạm thời có thể tiết giảm chi phí đào tạo.

Giữ cho công nhân của bạn gắn bó – năng suất, không chỉ bận rộn – có thể là một thách thức. Một giải pháp khả thi là chia nhỏ các silo và đào tạo chéo chúng, cho phép bạn xử lý các mức cao và thấp trong hoạt động kho một cách chiến lược. Joe Tague – Giám đốc Ứng dụng Kinh doanh tại Dịch vụ Quy trình Kinh doanh của Canon – nói: “Hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng hiệu quả đội ngũ nhân viên trong tất cả giờ làm việc tại chỗ vào một ngày nhất định, để họ làm việc toàn thời gian và không đợi một khâu nào đó của kho hàng hoàn thành trước khi bắt đầu”.

Hơn nữa, các kho hàng nên khuyến khích văn hóa làm việc sao cho khi nhân viên cảm thấy thiếu việc sẽ đến gặp người quản lý của họ và yêu cầu được giao việc ở nơi khác. Biến các hoạt động trong kho thành các cuộc cạnh tranh tích cực cũng có thể thúc đẩy năng suất. Đặt những mục tiêu thực tế, chẳng hạn như lượt lấy hàng chính xác nhất mỗi giờ hoặc thời gian dài nhất không tạo ra lỗi lấy hàng hoặc kiểm tồn kho. Một số công ty đã thành công bằng cách xây dựng các chương trình khuyến khích và trao phần thưởng như mua bữa trưa cho các thành viên hoặc tặng áo phông của công ty.

Khả năng của người quản lý để cung cấp phản hồi chính xác và kịp thời cho người lao động là điều bắt buộc. Flora nói: “Văn hóa định hướng kết quả được xây dựng bằng cách điều tra và giải quyết các vấn đề cản trở hiệu suất cũng như công nhận những nhân viên hàng đầu vì sự đóng góp của họ. Trong đó, vế thứ hai có thể tạo ra động lực mạnh mẽ để tăng hiệu suất.”

Chiến lược tiết kiệm chi phí số 2: Đòn bẩy công nghệ giúp giảm các quy trình thủ công

Lần đầu tiên ứng dụng giải pháp công nghệ cho kho hàng của bạn hoặc nâng cấp công nghệ hiện có của bạn có thể rất đáng sợ, tùy thuộc vào những gì bạn chọn. Tuy nhiên, có một số cải tiến hiệu quả về chi phí có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngân sách về tổng thể.

Ngoài công nghệ thực tế bạn sẽ thêm yếu tố chi phí liên quan đến việc tìm kiếm thêm công nhân có tay nghề cao hoặc đào tạo lại lực lượng lao động hiện tại của bạn theo các quy trình mới. Cải tiến công nghệ không nhất thiết phải là một đề xuất có tất cả hoặc không có gì. Thực hiện thay đổi có thể được thực hiện từng bước. Tague đề xuất áp dụng phương pháp kết hợp – tìm kiếm các nâng cấp hiệu quả về chi phí mang lại hoàn vốn đầu tư (ROI) ngay lập tức, tiếp theo là các đề xuất về cải tiến công nghệ xa hơn nữa trong tương lai gần.

“Các phép đo dựa trên tỷ lệ năng suất là động lực thúc đẩy. Bạn sẽ không sử dụng công nghệ trừ khi nó sẽ giúp bạn năng suất hơn hoặc làm mọi việc hiệu quả hơn”, Tague nói. “Đó là lúc chi phí đầu tư được hoàn vốn. Doanh thu của bạn tăng lên và chi phí đơn giá giảm đi, điều này tạo ra mức tăng doanh thu rất hiệu quả.”

Nếu bạn chưa làm điều đó, một giải pháp tương đối đơn giản và tiết kiệm là trang bị cho nhân viên kho của bạn thiết bị PDA hoặc một số thiết bị kỹ thuật số cầm tay điện tử khác. Thay vì lấy hàng và xử lý đơn đặt hàng bằng bút và giấy, họ có thể sử dụng thiết bị điện tử của mình để thực hiện giao dịch, tiết kiệm nhân công, thời gian và vật tư tiêu hao. PDA cũng giúp việc nắm bắt hàng tồn kho và mức năng suất dễ dàng hơn.

“Với công nghệ, bạn thường xử lý nhanh hơn, vì vậy ví dụ như thời gian giao hàng không phải là hai ngày. Giờ đây, bạn giao hàng ngay trong ngày và bắt kịp ngành. Thông thường, công nghệ sẽ bổ sung một thành phần kiểm soát chất lượng yêu cầu nhân viên quét để không lấy nhầm hàng. Những cải tiến này có thể tạo ra hiệu ứng cộng hưởng nếu kết hợp chất lượng và tốc độ để giảm chi phí”, Flora nói.

Chiến lược tiết kiệm chi phí số 3: Sử dụng Lean Six Sigma để thúc đẩy cải thiện hiệu suất liên tục

Để có được lợi ích lớn nhất từ những chiến lược này và các chiến lược tiết kiệm chi phí khác, hãy tuân theo các nguyên tắc của Lean Six Sigma, một hệ thống cải tiến liên tục dựa vào dữ liệu.

Các kho hàng nên xây dựng một môi trường làm việc coi trọng và khuyến khích việc nâng cao hiệu quả của nhân viên một cách thường xuyên và khiến lực lượng lao động cam kết thực hiện mục tiêu này. Flora nói: “Cho dù đó là những cải tiến về công nghệ, phần mềm hay quản lý lao động, việc bắt đầu với một nền tảng ổn định có thể cải thiện đáng kể sự thành công của một dự án”.

Một cách khả thi là chuẩn hóa các quy trình xử lý công việc và sau đó củng cố các quy trình đó để chúng được tuân thủ nhất quán và trở nên hiển nhiên đối với nhân viên. Tiếp theo, hãy tập trung vào các mục tiêu tối thượng trong hoạt động của bạn, để nhân viên của bạn hiểu khách hàng muốn gì và đưa ra các quy trình nhằm đạt được mục tiêu đó theo cách hiệu quả nhất có thể.

Sau đó, theo dõi và sử dụng dữ liệu khách quan để đo lường hiệu suất của kho hàng của bạn và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào cho phù hợp. Môi trường làm việc hiệu quả về chi phí và tối đa hóa chức năng không ngừng thúc đẩy giảm thiểu hàng tồn kho trong quy trình, thu hút lực lượng lao động và tăng cường tập trung vào chất lượng đầu ra.

Chiến lược tiết kiệm chi phí bổ sung: Tối ưu hóa việc sử dụng không gian hiện có. Bất kể quy mô kho hàng hay số lượng hàng tồn kho của bạn, bạn có thể cắt giảm thời gian và công sức hoàn thành đơn đặt hàng bằng cách sử dụng dữ liệu để thiết kế bố cục tổng thể và vị trí của các mặt hàng. Ví dụ: dự trữ các vật phẩm di chuyển nhanh nhất gần ngang tầm mắt để giảm bớt việc phải sử dụng máy để lấy chúng.

Hãy đảm bảo rằng những mặt hàng mà bạn sẽ lấy nhiều nhất ở gần khu vực vận chuyển nhất hoặc ở khu vực chính. Đặt những mặt hàng tương tự gần với nhau. Ví dụ: nếu bạn đang ở trong một thị trường bán lẻ và bạn có một chiếc áo sơ mi màu xanh lam và cà vạt màu xanh lam thường giao hàng với nhau, thì hãy đặt vị trí chúng gần nhau để bạn không phải đi ngang qua cơ sở của mình để lấy chúng. Điểm quan trọng là một lộ trình tối ưu hóa có thể giảm sự di chuyển lãng phí, đem lại chi phí thấp hơn đáng kể và hiệu quả cao hơn.

Bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo chưa?

Cắt giảm chi phí, sử dụng hiệu quả nhất nhân viên và tài nguyên của bạn, đồng thời nuôi dưỡng môi trường cải tiến và gắn kết là những cách quan trọng để phát triển thịnh vượng trong môi trường kinh doanh khắt khe ngày nay. Các chiến lược được thảo luận trên đây phục vụ những mục tiêu này và giúp các trung tâm phân phối và kho hàng kết hợp chúng một cách dễ dàng, đơn giản và có lợi nhuận.

Sử dụng chúng để tạo ra những thay đổi nhỏ trong cách bạn quản lý lao động, tận dụng các công cụ công nghệ, thiết lập cải tiến liên tục trong văn hóa doanh nghiệp của bạn hoặc tận dụng không gian kho hàng của bạn tốt hơn có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh dẫn đến lợi nhuận tốt hơn và một vị thế vững chắc hơn trên thị trường.

Nguồn tham khảo:
https://www.supplychain247.com/article/three_cost_savings_strategies_for_your_warehouse_operations/canon_business_process_services