BOSTON PHARMA ứng dụng Giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot tăng hiệu suất các nghiệp vụ kế toán

I. GIỚI THIỆU 

BOSTON PHARMA khi thành lập được lấy tên là Công ty Cổ phần Dược Phẩm VITAR do Tổng công ty Dược Việt Nam (Đại diện là Công ty dược Trung ương I) và các Cổ đông cá nhân có kinh nghiệm thâm niên trong ngành Dược phẩm điều hành.

Với những điểm chung về tầm nhìn, sứ mệnh BOSTON PHARMA đã quyết định hợp tác cùng với Boston Pharmaceutical Inc USA để cùng nhau cộng hưởng phát triển hướng đến chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

Năm 2008, Công ty Cổ phần  Dược phẩm Boston Pharma (gọi tắt là BOSTON PHARMA) chính thức đổi tên theo sự liên doanh và nhượng quyền từ Boston Hoa Kỳ.

Hiện nay BOSTON PHARMA đã có trên 500 nhân sự với gần 200 chủng loại dược phẩm cung cấp cho thị trường. BOSTON PHARMA chuyên sản xuất và phân phối Dược phẩm, Thực phẩm Bảo vệ sức khỏe ưu tiên chất lượng hàng đầu thông qua việc đảm bảo nghiêm ngặt các Tiêu chí: GMP, CE...


II. THÁCH THỨC - YÊU CẦU DỰ ÁN

Hướng đến trở thành biểu tượng hàng đầu về chất lượng Dược phẩm, Top 10 nhà máy sản xuất thuốc Tân dược tốt nhất Việt Nam, BOSTON PHARMA luôn chú trọng tối ưu quy trình hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất và quản trị. Năm 2019, BOSTON PHARMA quyết định ứng dụng Robot ảo để tự động hóa các thao tác nghiệp vụ lặp lại nhiều lần của 2 quy trình kế toán bán hàng và kế toán công nợ.

Các quy trình thủ công của phòng kế toán như quy trình kế toán bán hàng và kế toán công nợ tiêu tốn nhiều nhân lực của BOSTON PHARMA cho việc lặp đi lặp lại thao tác nhập hóa đơn và cấn trừ công nợ trên phần mềm SAP. Hơn nữa, các tác vụ này cũng khiến nhân sự kế toán cảm thấy nhàm chán, nên thường xuyên xảy ra việc nhân sự kế toán thực hiện tác vụ này xin nghỉ việc, và phải tuyển dụng nhân sự mới thay thế.

Nghiệp vụ Kế toán bán hàng: Lượng hóa đơn phải xử lý khoảng 1000 hoá đơn/ ngày, 3 nhân viên kế toán phải xử lý liên tục.
Nghiệp vụ Kế toán công nợ: Lượng dữ liệu "cấn trừ công nợ" phải xử lý khoảng 5 bảng tổng hợp/ ngày, nếu thực hiện thủ công phải mất 150 phút xử lý 1 bảng dữ liệu.
Phòng Kế toán phải chịu áp lực tuyển dụng nhân sự thay thế kịp thời để việc xử lý 2 quy trình này không bị gián đoạn do nhân sự kế toán nghỉ việc.

Mục tiêu của dự án:

Để tối ưu hoạt động, BOSTON PHARMA đã lựa chọn HPT triển khai Giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot giúp tự động hoá các thao tác nghiệp vụ kể trên, nâng cao hiệu suất công việc của phòng kế toán.


Giải pháp trọng tâm trong dự án:

Giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot – Robotic Process Automation – (RPA) là hình thức tự động hóa quy trình kinh doanh bằng phần mềm Robotic nhằm ghi nhận và mô phỏng tự động thực hiện các tác vụ trên các ứng dụng để thao tác xử lý dữ liệu, kích hoạt phản hồi,… và giao tiếp với các hệ thống số hóa khác. Robot được thiết kế để tự động hóa, tối ưu hóa giải quyết chính xác các công việc lặp đi lặp lại. Với công nghệ “bắt chước” con người, Robot được trang bị khả năng tìm kiếm thông tin, xử lý dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống và thực hiện các thao tác chính xác, nhanh chóng, hiệu quả và thống nhất. Robot được kết nối đa hệ thống, đa nền tảng đã được số hóa và thực hiện nhịp nhàng giữa các hệ thống theo các quy tắc do con người quy định. Robot làm việc giống con người mà không cần có sự can thiệp của con người.

RPA đặc biệt phù hợp khi áp dụng cho các quy trình mang những đặc tính sau, tương tự như 2 quy trình của phòng kế toán tại BOSTON PHARMA
- Hành động, quy trình lặp đi lặp lại
- Quy trình dễ bị mắc lỗi
- Dựa trên quy tắc
- Các quy trình làm việc liên quan đến dữ liệu số
- Quy trình có sự khắt khe về thời gian và theo mùa vụ


III. LỢI ÍCH MANG LẠI

Giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot được ứng dụng phù hợp, kịp thời tại BOSTON PHARMA đã mang đến những hiệu quả thiết thực trong công tác của phòng kế toán. Cụ thể hiện nay Robot đã thay thế 1-2 nhân sự nhập hóa đơn, lược bớt hoàn toàn việc cấn trừ công nợ cho nhân viên kế toán. Hơn nữa, từ việc ứng dụng RPA thành công cho 2 quy trình kế toán bán hàng và kế toán công nợ sẽ giúp BOSTON PHARMA an tâm tiếp tục nâng cao hiệu suất vận hành bằng cách ứng dụng Robot thực hiện các tác vụ thủ công khác tương tự 2 quy trình nêu trên.

Quy trình Kế toán bán hàng: Tiết kiệm được khoảng 70-80% nhân lực.

Quy trình Kế toán công nợ: Chỉ mất 5 phút xử lý 1 bảng dữ liệu với việc dùng robot thay thế thực hiện thủ công.